Iseng 3: Sekretaris, teori dan praktek

(25 votes, average: 1.00 out of 1)
You need to be a registered member to rate this post.Loading...

Waktu aku lulus kuliah, Mama tanya aku mau lanjut atau kerja? Aku hanya bilang kalau aku mau kursus aja. Mama tanya, kursus apa? Aku bilang nggak tau karena aku nggak ada bayangan apa-apa. Mama anjurkan aku untuk mencari tau apa keinginanku. Akhirnya aku bilang aku pengen kerja dikantor. Tapi aku nggak punya keahlian apa-apa. Jadi mama anjurkan aku untuk kuliah jurusan sekretaris. Aku ikutin saran mama. Aku kuliah sekretaris selama 2 tahun (tepatnya 21 bulan) tapi materi kuliahnya sama dengan materi untuk 3 tahun. Jadi sangat sibuk dan nggak bisa santai-santai atau dolan-dolan karena aku kuliah dari jam 10.00-17.00 setiap hari. Waktu aku kuliah, banyak teori diajarkan. Praktek juga sama banyaknya hahahaha. Dulu aku berfikir, emang dunia kerja sekretaris itu sesusah dan seribet teorinya ya dan aku juga berfikir nggak bakal mampu untuk menjalaninya. Banyak tugas-tugas dan pertemuan-pertemuan formal yang kudu dihadiri untuk meluweskan pergaulan. Juga ada cap buruk dari orang-orang tentang profesi sekretaris hahahahaha.

Waktu aku kuliah, para tetangga pikir aku sekolah pramugari karena seragam kuliahku seperti seragam sekolah pramugari hahahahaha. Desain seragam ini tiap tahun berubah. Bagi mereka  sekolah pramugari itu keren banget. Aku bilang kalau aku kuliah sekretaris. Komen mereka adalah: oooo sekolah sekretaris tho. Nggak enak banget sodara-sodara dengernya.

Enam bulan sebelum aku lulus kuliah (aku sudah menyelesaikan TA dan tinggal tunggu sidang), aku coba cari pengalaman kerja di salah satu Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia. Disini untuk pertama kalinya aku bekerja. Bosku seorang wanita bertangan besi hahahahaha. Dia orangnya prefectionis alias semua harus sempurna. Harapanku pertama kali dapat bos yang menyenangkan sirna dengan sempurna hiks…hiks…hiks. Beberapa teori sekretaris yang aku pelajari, bisa langsung dipraktekkan. Kabar dari orang-orang yang kantornya bersebelahan dengan kantor aku adalah, asisten si bos ini sering ganti. Paling lama ya 2 bulan. Mereka nggak tahan ama kepribadian bos yang unik. Jadi saat aku bisa bertahan lebih dari 2 bulan, mereka terheran-heran dan jadi sayang sama aku.  (sekarang aku sadar kalau mereka ini sebenernya nggak sayang sama aku, cuma kasian aja lihat aku tiap hari dimarahin karena bos sering berubah ide hahahaha). Aku bertahan di sana karena aku tahu aku butuh pengalaman kerja dan melatih diri dengan ritme dunia kerja. Aku bertahan selama 11 bulan dan akhirnya resigh karena sebelum resigh aku priksa ke dokter, dokter bilang jantung aku nggak bagus kalau dipaksa bekerja keras setiap hari hahahahaha. Jadi kesehatan lebih penting sodara-sodara dibanding kerja.

Mungkinkah ada diantara pembaca yang punya profesi sebagai seorang sekretaris? Kalau ada, berarti profesinya sama dengan aku hahahahaha. Bukan mau sombong ya. Cuma mau berbagi cerita aja tentang dunia kerja yang udah aku geluti selama hampir 13 tahun (kalau ditambah 11 bulan, ketemunya 14 tahun lebih sedikit lah). Yah cukup lama bukan. Jangan bayangkan selama ini aku berdandan kaya yang ada di novel-novel, film-film atau pun komik-komik. Aku berdandan senyaman, sesopan dan sepantasnya untuk pekerjaanku sebagai sekretaris yang membutuhkan kegesitan dan ketepatan waktu saat mengerjakan tugas ditempatku bekerja saat ini dan karena aku meladeni 4 orang pimpinan yang punya kebutuhan, kepribadian, jadwal, keinginan dan selera yang berbeda-beda.

Aku kudu tahu setiap keluarga dari masing-masing bos ku. Kudu tau no HP mereka diluar kepala karena nggak selamanya HP bisa membantu disaat batrenya dalam keadaan darurat. Kudu tau alamat dan rumah mereka. Kudu tau alergi-alergi mereka juga karena ini penting banget waktu mereka minta dicarikan makan siang. Kudu tau penyakit yang mereka derita juga karena ada 1 bosku yang diabet. Jadi aku kudu tau kapan harus ingatkan beliau untuk makan siang ditengah-tengah kesibukannya. Atau kudu cek ruangan mereka. Kadang istri bos pesen “Mbak, tar tolong sering-sering cek laci meja Bapak ya. Sapa tau Bapak sembunyikan kacang di lacinya karena Bapak nggak boleh banyak-banyak makan kacang” Para bos ku ini sudah aku anggap seperti Bapak aku sendiri. Dan mereka pun sering menggunkanakan istilah “Wes yo, aku tak balek sikek. Iki ibumu wes nelpon bola bali” saat mereka mau pulang ke rumah (“Udah ya, aku tak pulang dulu. Ini ibumu udah nelpon berulang kali). Jadi ya menyenangkan.

Tugas utama sekretaris bisa kalian tanyakan ke mbah google hehehehehe karena kalau aku tulis disini, banyak banget dan bisa ngabisin halaman. Tapi singkatnya adalah membantu pekerjaan pimpinan yang bersifat teknis. Singkat bukan. Apakah itu seserderhana seperti yang ada di novel, sinetron/film, komik? Sama sekali nggak. Nggak seserhana itu teman.

Contohnya, saat kita nerima tamu apakah sesederhana kalau kita nerima tamu di rumah? Jawabannya nggak sesederhana seperti itu. Kenapa? Kita nerima tamu orang yang nggak kita kenal hampir setiap hari (setiap hari ada puluhan mahasiswa yang mau konsultasi ke bos-bos aku. Mereka dari jenjang pendidikan S1-S3 hahahaha). Padahal jadwal bapak-bapaknya seringnya nggak sesantai kalau kita nerima tamu di rumah. Jadi pasti aku tanyakan terlebih dahulu apakah mereka sudah membuat janji temu dengan bos (waktu awal-awal kuliah, biasanya mahasiswa nggak ngerti aturan ketemu ama dosen. Dipikirnya 1 orang yang janjian, yang lain tar bisa ikut nebeng. Padahal siapa yang mau ketemu harus buat janjian via sms/wa. Nanti bos tinggal laporan berapa mahasiswa yang mau ketemu hari ini dan jam nya). Kalau belum, ya kuminta sms/wa dulu.

Awalnya ada yang nggak percaya sama omonganku. Kadang ada yang ngomel “Itu mbak nya ngalangin aku buat ketemu sama Bapak” Tapi aku cuekin aja. Mereka tetep nekat nunggu dengan harapan dosen akan kasian kalau melihat mereka udah nunggu lama. Tapi kenyataannya adalah, bosku yang merupakan dosen mereka nggak mau tahu dan nggak bakal kasihan lihat kalian yang berusaha sememelas mungkin saat nunggu tanpa buat janji dulu. Kalau nggak janjian, ya nggak bisa ketemu karena jadwal temu konsultasi dengan mahasiswa itu udah diatur sedemikian rupa diantara kesibukan ngajar dan rapat. Belum lagi kalau nanti dosen kudu menghadiri rapat di luar kampus, jadi pembicara, jadi narasumber atau mungkin seringnya tugas luar pulau.

Dosen bukannya nggak mau diajak konsultasi atau sok sibuk. Dan aku sok ngalangin. Bukan. Ini bukan mau bela para bos ku dan dirimu sendiri lho. Dosen malah sangat berharap kalian mau datang untuk konsultasi. Satu kejadian: ada 1 mahasiswi S1 datang untuk konsultasi. Dia udah buat janji dengan bosku. Waktu bosku nemui dia, kalimat pertama dari bosku adalah

“Kamu selama 2 bulan ini kemana, kok nggak pernah konsultasi ke saya? Saya beberapa kali email kamu, tanya mau konsutasi kapan tapi nggak kamu jadwal. Kamu ini niat nggak sih nyelesaikan kuliah?”

Dan jawaban si mahasiswa menurut aku jawaban yang nggak banget. Dia jawab “saya malas pak untuk buat skripsinya. Mentok. Nggak ada ide”

“Kalau kamu malas, kenapa juga dulu kamu mutusin untuk kuliah? Kalau nggak niat, mending nggak usah kuliah aja. Kamu kan juga sering bolos kuliah kan. Daripada di sini kamu hanya ngabisin uang orangtuamu untuk main dan sibuk pacara, mending berhenti aja”

Si mahasiswi hanya diam dan nggak bisa jawab apa-apa.

Ada peristiwa lain lagi. Ini juga mahasiswi S1. Dia curhat ke aku kalau dia susah mengerti arahan dari dosen pembimbingnya yang adalah salah 1 dari bos aku. Ya aku hanya bisa bilang “Kamu mungkin bisa tanya ke temen-temen kamu yang juga di bawah bimbingan pak L. Mungkin mereka bisa kasi saran. Tetep semangat ya biar lekas selesai skripsinya”

Aku nggak tahu, apakah dia akhirnya ngikutin saran aku apa nggak. Cuma belakangan asisten di kantorku yang kebanyakan adalah ex mahasiswa kampus ini dengan jurusan berbeda-beda, ada yang kenal sama ini anak. Mereka cerita kalau si anak tuh nggak suka bergaul. Bergaulnya hanya dengan pacarnya aja. Pacarnya omong apa, itu yang dilakuin. Trus anaknyapun terlalu keras dengan pemikirannya. Dia kadang ngeyel kalau diarahkan ama dosen pembimbingnya.

Satu ketika si anak datang untuk konsultasi lagi. Dari luar ruangan, aku denger komentar dari bos ku

“Kamu ini kalau saya ibaratkan itu seperti kucing yang ngejar ekornya sendiri. Pernah nggak kamu lihat kucing ngejar ekornya sendiri?”

“Pernah, Pak. Itu di youtube banyak banget”

“Kamu tau nggak kenapa saya samakan kamu dengan tingkah kucing itu?”

“Nggak ngerti, Pak”

“Kucing itu suka banget mainan. Kalau lihat sesuatu bergerak, dia pasti bereaksi. Yang jadi masalah adalah, dia lihat ekornya bergerak-gerak dan dia pikir itu mainan. Makanya dia berupaya mendapatkan mainan itu walaupun hasilnya membuat dia muter-muter, nggak rampung-rampung. Kamu juga kaya gitu. Kamu udah saya arahkan supaya skripsimu itu gampang dipahami oleh semua orang. Tapi kamu malah kaya kucing tadi, muter wae tanpa henti dengan pemikiranmu. Kalau kamu paham, apakah itu jamin orang lain paham?”

Si mahasiswi hanya diem.

“Kalau kamu tetep kukuh dengan pemikiranmu dan nggak mau diarahkan, saya nggak masalah karena saya nggak rugi. Apa perlu saya rekomendasikan dosen lain untuk jadi pembimbing pengganti saya?”

Si mahasiswa hanya diem.

Kabar terakhir adalah teman-temannya sudah yudisium dan dia sendiri masih berjuang. Akhirnya bos saya minta digantikan oleh temannya untuk membimbing si mahasiswa karena bos saya kasian lihat mahasiswanya nggak ngerti-ngerti juga dengan arahnya. Dosen pengganti juga mengeluhkan si mahasiswa. Waktu si mahasiswa datang ke tempatku untuk curhat, aku hanya bilang ke dia untuk ikutin aja arahan dosen pembimbing.

Biasanya kalau pas mahasiswa S1 lagi nunggu di ruang tunggu dan kebetulan ada mahasiswa S2 juga lagi nunggu, kadang aku denger si mahasiswa S2 akan tanya-tanya tentang skripsi mahasiswa S1. Tar kalimat terakhir yang selalu aku dengar dari mahasiswa S2 adalah : apapun yang diarahkan oleh dosen pembimbing, kudu di lakukan terutama kalau dosen pembimbingmu itu Prof L, R, G, D atau A. Kenapa karena mereka dosen-dosen paling komunikatif, paling baik, paling sabar dan paling mau diajak tukar pikiran dibanding yang lain.

Ini kalau aku nerima tamu mahasiswa yang mau konsultasi. Tapi kalau tamunya itu dari instansi pemerintahan, beda lagi. Kalau dari instansi pemerintah, kudu ada uborampainya. Kudu siapkan tempat (kalau mahasiswa kan cukup berkonsultasi di ruangan pribadi bos tentu saja dengan pintu terbuka lebar hahahahaha sehingga aku sering banget denger presentasi para mahasiswa yang lagi konsultasi), kudu siapkan perlengkapan ruang pertemuan, kudu siapkan snack, kudu ingatkan semua staf yang terlibat untuk menemui tamu. Kadang nggak cukup skill sekretaris aja, tapi juga skill pembantu karena kalau OB lagi sibuk nyiapkan minum, aku kudu turun tangan langsung untuk nyiapkan snack supaya terlihat menggoda selera, ngecek ruang pertemuan supaya tamu bisa nyaman dan selalu siap kalau tamu minta disediakan macam-macam (biasanya kalau sampai jam makan siang atau malam, tamu akan minta dibelikan makanan keinginannya. Jadi kudu punya daftar resto yang bisa delivery dengan waktu yang cepat).

Oya, jangan lupa juga dengan rapat yang selalu ada hampir setiap hari. Bahkan dalam 1 hari bisa da 4 kali rapat yang berbeda. Jadi untuk pengaturan ruangan, orang-orang yang mau mengadakan rapat biasanya tanya dulu, ruangnya ada nggak ke aku. Aku ini serasa jadi juru kunci juga hehehehe. Kalau urusan rapat itu gampang banget. Tinggal telpon staf yang terlibat dalam rapat tersebut, menginformasikan kalau tanggal sekian dan jam sekian mau ada rapat. Jadwal mereka bagaimana? Kalau mereka OK, tinggal buat undangan dan distribusikan.  Kalau jadwalnya bertubrukan, ambil waktu tengah yang nggak merugikan ke semua orang. Bisanya mereka lalu pada manut hahahahah. Pada hari H, tinggal ingatkan via wa/sms dan siapkan ruang pertemuan beserta kelengkapannya. Jangan lupa snack atau makan siangnya. Kalau ada yang nggak datang, snack atau jatah makan bisa kunikmati dan itu amat sangat jarang hiks…hiks…hiks

Kalau bos mau keluar kota, biasanya aku kudu punya iternerynya. Aku kudu carikan tiket pesawat dengan jam penerbangan yang disesuaikan dengan jadwal mengajar para bos dan staf lain yang terlibat. Pernah dalam 1 kali perjalanan, aku kudu carikan tiket untuk 60 orang dengan 10 rute yang berbeda, jadwal perjalanan yang berbeda, maskapai penerbangan yang berbeda dan tiket harus sudah dapat dalam jangka waktu 2 hari. Apalagi kalau reservasi sudah aku laporkan ke orang-orang yang mau berangkat, teryanta ada yang minta ganti waktu penerbangan. Kudu ubah lagi dan memulai booking dari awal hahahahaha. Kalau kamu dalam posisi aku, bagaimana? Aku sarankan, cukup nikmati aja dan usahakan jangan stres karena peristiwa ini nggak cuma terjadi 1 kali aja tapi hampir setiap kali bos dan rombongan mau pergi, selama kamu bekerja hahahaha. Paling nggak kudu hafal kode semua maskapai, kode semua daerah yang dituju (contoh: Halim-HLM, Palembang-PLM, Sorong-SOQ, Makassar-UPG, Kaimana-KNG, Bungo-MRB, dll), sebutan untuk kode tiket (dari A-Z ada kode sendiri untuk penyebutannya) dan sedikit info jam penerbangan di bandara yang sering dituju.

Tiket sudah beres. Tinggal cari hotel. Aku kudu punya banyak sekali pilihan hotel, homestay ataupun losmen di daerah yang akan dikunjungi dan info itu sudah lengkap dengan harga dan fasilitas yang disediakan pihak hotel, homestay atau losmen. Kalau hanya punya 1 info hotel saya di 1 tempat, bisa bahaya. Kalau hotel yang kita inginkan ternyata sudah penuh, bisa stres nyari hotel penggantinya, apalagi tugas lain menunggu. Jadi upayakan info terupdate selalu ada.

Surat-surat perjalan dinas juga sangat penting untuk disiapkan dengan baik. Kudu lengkap dan nggak boleh kurang. Kalau sampai surat tugasnya “nggak fungsi”, bisa bahaya karena nanti nggak bisa jalan ke lapangan dan yang lebih parah masyarakat yang dituju kadang jadi curiga sama orang-orang dari kantorku, terutama kalau yang ditemui di lapangan itu orang-orang dengan tingkat pendidikan yang tidak tinggi, bertemperamen keras, nggak nerima perubahan, nggak terima ada orang luar masuk ke daerah mereka, dll.

Memang pekerjaan setiap hariku nggak boleh jauh dari telpon dan persuratan. Telpon dan surat akan kangen sama keberadaanku kalau aku menghilang sesaat. Buktinya waktu aku diminta bos untuk mewakili beliau hadir di launching produk terbaru salah satu instansi, pas aku kembali kantor, di mejaku sudah bergelatakan surat-surat yang masuk hari itu termasuk memo berisi pesan dari telpon yang masuk di jam aku pergi. Juga arsip baik arsip dalam bentuk soft maupun hard. Semuanya kudu rapi dan sistematis supaya nggak membingungkan kalau tiba-tiba bos minta dicarikan surat masuk perihal tertentu dan lupa tanggal berapa. Arsiparis yang profesional itu bisa menemukan surat yang diminta dalam waktu 2 menit. Jadi aku berusaha sangat keras untuk hal ini juga hisk…hisk…hiks

Bos sering suruh buat surat. Bos hanya kasi intinya aja, aku mengembangkan inti itu jadi kalimat-kalimat formal yang singkat, jelas dan padat. Kalau bos acc dengan surat yang aku buat, bahagia. Kalau bos nggak setuju, paling koreksi sedikit lalu bisa langsung didistribusikan. Surat yang paling banyak itu surat perjalanan dinas.

Kalau kantor ada kerjasama dengan salah satu instansi, pasti butuh kontrak kerjasama. Nah ini juga jadi salah satu tugas aku. Buat draf kontrak. Sebelum buat draf kontrak ini, harus ada KAK dan RAB sebagai dasarnya karena dari sini kita bisa memasukkan UU, PerPres, PerMen, Perda dan Per…per yang lain yang dijadikan payung hukumnya. Yang terutama kudu hati-hati dan teliti kalau lagi ngerjakan kontrak kerjasama ini karena jangan sampai kalimat yang keluar itu bisa membahayakan, merugikan dan membuat kita jadi terlibat hal-hal yang melanggar hukum. Tapi sekali lagi dinikmati, jangan dibawa stres hehehehe. Jadi aku masuk ke ranah HUKOR-Hukum Organisasi- juga.

Selain itu, aku kudu ngerti bab keuangan dalam arti kudu bisa jadi wakil bos untuk menurunkan uang suatu proyek yang seringnya membutuhkan waktu yang lumayan (sampai sekarang aku masih terheran-heran tiap kali dapat tugas keuangan karena jam kerja orang-orang di daerah amat sangat santai. Seharusnya jam 08.00 sudah ada di kantor. Tapi mereka baru datang jam 09.00, malah kadang jam 11 baru datang dan nanti jam 15 mereka sudah nggak tahan untuk pulang. Bahkan setelah absen, mereka akan dolan sodara-sodara. Ini kenyataan ya. Bukan aku mau jelek-jelekkan pihak-pihak tertentu hiks…hiks…hiks), bertemu dengan orang-orang dari daerah yang menguasai uang yang menjadi hak kita. Kudu syabar…syabar….. dan syabar hahahahaha. Tapi aku bahagia karena bisa keliling Indonesia gratis, malah dapat sangu lagi.

Ini hanya hal-hal kecil yang ingin ku bagi karena aku lagi iseng nggak ada kerjaan. Maklum bos aku baru aja aku terbangkan ke Lampung dan yang satunya aku terbangkan ke Pelambang. Setelah ini aku mau siapkan perjalanan dinas lagi untuk staf kantorku dengan tujuan Maybrat, Papua Barat. Adakah yang pernah kesana? Aku pengen kesana, cuma belum di acc sama Mamaku 100%. Kalau ke wilayah Sumatera dan Kalimantan, Mamaku sudah acc. Kalau Papua, masih berat hahahaha. Cuma tak apalah. Kan doa dari Mama penting banget waktu mau menjalankan tugas luar.

Jadi teman-teman yang kesasar baca keisenganku ini, emoga tahan dan nggak bosan baca sampai ke akhirn ya. Sekali lagi ini hanya iseng dan mungkin teman-teman yang berprofesi sebagai sekretaris punya teori dan pengalaman yang berbeda, lebih OK. Maaf untuk beberapa typo yang bertebaran.

 ;-)  sekali lagi ini hanya iseng lho ya hehehehehe ;-)